Klauzula informacyjna RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych informujemy, że:
1. Administrator danych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dorian DKL Sp. z o.o. z siedzibą w Michałowie-Reginowie, ul. Warszawska 10B, 05-119 Legionowo.
2. Kontakt w sprawach ochrony danych
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z administratorem e-mail: rodo@dorian.com.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
3. Cele i podstawy przetwarzania danych
Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
I. Zawarcie i realizacja umowy lub zamówienia np. przygotowanie oferty, realizacja dostawy, obsługa zamówienia
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy.
II. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych (np. wystawienie faktury, prowadzenie dokumentacji księgowej)
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO- przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego.
III. Realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora
obejmującego w szczególności
• dochodzenie lub obronę przed roszczeniami
• prowadzenie windykacji należności
• rozpatrywanie reklamacji i skarg
• obsługę zapytań i korespondencji
• archiwizację dokumentacji
• stosowanie monitoringu wizyjnego w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia. Monitoring obejmuje teren placu administratora, sprzedaż, magazyn oraz sekretariat.
Administrator może przetwarzać dane osobowe osób reprezentujących Kontrahenta oraz osób wskazanych przez Kontrahenta do kontaktu lub realizacji umowy. Umożliwia to realizację współpracy gospodarczej między stronami. Strona przekazująca dane osobowe oświadcza, że jest uprawniona do ich przekazania oraz że spełniła wobec tych osób obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 lub art. 14 RODO. Strony zobowiązują się do niezwłocznego informowania się wzajemnie o zmianie osób wskazanych do kontaktu lub realizacji umowy oraz do przekazywania aktualnych danych tych osób, w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji współpracy.
Administrator może przetwarzać dane Kontrahenta w celu oceny wiarygodności płatniczej oraz zarządzania ryzykiem handlowym.
Administrator może również przetwarzać oraz przekazywać podmiotom wskazanym w pkt6 informacje dotyczące historii współpracy handlowej, w tym wysokość należności, terminów płatności oraz ewentualnych opóźnień w regulowaniu zobowiązań.
Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest w szczególności zapewnienie bezpieczeństwa prowadzonej działalności gospodarczej, zarządzanie relacji z Kontrahentami, zabezpieczenie ryzyka handlowego oraz dochodzenie i obrona przed roszczeniami.
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO- przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora.
4. Zakres przetwarzanych danych
Administrator może przetwarzać dane osobowe w szczególności imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, numer rachunku bankowego, numer NIP oraz inne dane niezbędne do realizacji umowy.
5. Źródło danych
Dane osobowe pozyskiwane są bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności w związku z zawarciem lub realizacją umowy.
6. Odbiorcy danych
Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z administratorem przy realizacji umowy, w szczególności
• dostawcy towarów administratora uczestniczący w realizacji dostawy
• dostawcy usług IT i hostingowych
• podmioty świadczące obsługę prawną
• firmy kurierskie i pocztowe
• podmioty świadczące usługi windykacyjne
• towarzystwa ubezpieczeniowe w związku z ubezpieczeniem należności handlowych administratora
• organy administracji publicznej uprawnione do otrzymywania danych na podstawie przepisów prawa, w tym w szczególności Ministerstwo Finansów w związku z przekazywaniem faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
• inne podmioty przetwarzające dane na podstawie umowy powierzenia.
Dane osobowe mogą być przekazywane wskazanym podmiotom wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania danych.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany ani profilowane.
9. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane przez okres
• obowiązywania umowy oraz do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy (co do zasady 6 lat)
• wymagany przepisami prawa podatkowego tj. co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy
• niezbędny do rozpatrzenia reklamacji i ewentualnych roszczeń z nią związanych (co do zasady 6 lat)
• w przypadku nagrań z monitoringu wizyjnego – nie dłużej niż 3 miesiące, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu – wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody do czasu cofnięcia zgody lub ustania celu przetwarzania danych
• dane związanie z korespondencją i zapytaniami przechowywane są przez okres niezbędny do obsługi sprawy, nie dłużej niż 3 lata.
10. Prawa osoby, której dane dotyczą
Przysługuje Pani/Panu prawo
• dostępu do danych (art. 15 RODO)
• sprostowania danych (art. 16 RODO)
• usunięcia danych (art. 17 RODO)
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
• przenoszenia danych (art. 20 RODO)
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (art. 21 RODO).
W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przysługuje również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. W przypadku wniesienia sprzeciwu administrator zaprzestanie przetwarzania danych osobowych, chyba że wskaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania nadrzędnych wobec interesów, praw i wolości osoby, której dane dotyczą.
11. Prawo wniesienia skargi
Jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2 00-193 Warszawa.
12. Informacja o obowiązku podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub świadczenia usług. Odmowa podania danych może uniemożliwić realizację zamówienia lub zawarcie umowy.